Beëdigde vertaling, Apostille, Legalisatie

Beëdigde vertaling

Een beëdigde vertaling is een vertaling die door een beëdigd vertaler is gemaakt.

Een beëdigd vertaler heeft bij de rechtbank gezworen of beloofd dat hij teksten naar eer en geweten zal vertalen en dat iedere vertaling een getrouwe weergave is van het origineel.

De beëdiging geldt voor een bepaalde talencombinatie.

Sinds op 1 januari 2009 de wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv) van kracht is geworden, mogen beëdigde vertalingen alleen nog worden gemaakt door vertalers die onder een persoonlijk nummer staan ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv).

Het beheer van dit register is door de Minister van Justitie toevertrouwd aan het Bureau beëdigde tolken en vertalers.

Een beëdigde vertaling wordt door de vertaler voorzien van de verklaring dat hij deze vertaling naar zijn beste vermogen heeft gemaakt en dat deze een getrouwe weergave is van de brontekst. Vervolgens plaatst de vertaler zijn stempel en zijn handtekening en wordt de vertaling aan het brondocument aangehecht tot een onlosmakelijk geheel.

N.B.: Om een kwalitatief goede vertaling te kunnen maken hoeft een vertaler niet beëdigd te zijn, maar vaak zijn beëdigde vertalingen wel nodig als het gaat om documenten die bestemd zijn voor officiële doeleinden (een geboorte- of huwelijksakte, een diploma, een contract, een processtuk of een uittreksel van de Kamer van Koophandel, afschriften van notariële akten).

Vertaling NL- andere taal:

Soms is beëdiging alléén niet genoeg en moet de handtekening van de vertaler ook nog officieel worden geverifieerd. Dit is meestal het geval als de vertaling bestemd is voor officiële instanties in het buitenland. 

De beëdigde vertaling wordt voor officiële instanties in het buitenland rechtsgeldig en acceptabel gemaakt door middel van een zogenaamde apostille of via meer ingewikkelde legalisatie.

Apostille – verkorte legalisatieprocedure

Het kan voorkomen dat een beëdigde vertaling – doorgaans als die bestemd is voor gebruik door officiële instanties in het buitenland –, moet worden gelegaliseerd. Dat wil in dit geval zeggen rechtsgeldig en acceptabel gemaakt als beëdigde vertaling.

In het buitenland kan men immers niet zo makkelijk overzien wie de vertaler is en of de handtekening wel klopt.

Legalisatie van de beëdigde vertaling kan op twee manieren plaatsvinden:


A) Door achtereenvolgens de (waarnemend) president een rechtbank, het Ministerie van Justitie, het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade of het consulaat van het land waarvoor het document bestemd is. Soms is alleen een gang naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken voldoende. Lees hierover meer onder ‘Legalisatie van de Beëdigde vertaling’.

B) Voor landen die zijn aangesloten bij het Apostille-verdrag kan worden volstaan met een verkorte legalisatieprocedure.

Dankzij het Apostille-verdrag zijn de formaliteiten in het internationale rechtsverkeer sterk vereenvoudigd.

De apostille in kwestie is een verklaring waarmee de rechtbank aangeeft dat de beëdigd vertaler in het register van de rechtbank staat ingeschreven en dat diens handtekening klopt.

De apostille kan bij de rechtbank worden verkregen. Dit kunt u zelf regelen. Informeer bij de dichtstbijzijnde rechtbank aan welke balie u het document (in dit geval de beëdigde vertaling) kunt aanleveren. Voor het buitenland kunt u kiezen voor een apostille-tekst in het Engels. U betaalt leges (ongeveer 21,00 euro) en ontvangt het document na enige tijd voorzien van apostille (stempel of sticker) retour. Soms kan het zelfs via de post.

In de apostille wordt vermeld dat het betreffende document is voorzien van de handtekening en het stempel/zegel van de betrokken beëdigde vertaler, dus dat de beëdigd vertaler bestaat en voldoet aan de eisen en dat diens handtekening door de rechtbank is gecontroleerd en echt bevonden. Het brondocument dient onlosmakelijk aan de vertaling en de verklaring van de beëdigde vertaler gehecht te blijven om er een geldig geheel van te maken.

Legalisatie van de beëdigde vertaling – zonder apostille

Als het land waar de beëdigde vertaling gebruikt gaat worden NIET is aangesloten bij het Apostille-verdrag, moet de vertaling een uitgebreide legalisatieprocedure doorlopen.

Deze legalisatieprocedure bestaat meestal uit vier stappen.

Allereerst legaliseert de rechtbank waarbij de beëdigd vertaler staat ingeschreven, met een stempel de handtekening van de vertaler. Vervolgens maakt het beëdigde document een ronde langs het Ministerie van Justitie, het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade of het consulaat van het land waarvoor het document bestemd is. Iedere instelling legaliseert hierbij de handtekening van de functionaris van de  vorige instelling.

LET OP: In sommige gevallen kan volstaan worden met alleen een gang naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Hier vindt u o.a. de info over legalisatie van de Rechtbank ‘s Hertogenbosch

Legalisatie van het brondocument

We gaan een stapje terug. In veel gevallen zal niet het originele document, maar een fotokopie door de vertaler als brondocument worden gehanteerd.

U wilt bijvoorbeeld een Nederlands diploma later vertalen voor gebruik bij een buitenlandse instantie. Als u een FOTOKOPIE aanlevert, zal de beëdigde vertaler deze kopie gebruiken als brondocument. De beëdigde vertaler voorziet de kopie van paraaf en stempel en maakt deze onlosmakelijk vast aan de vertaling.

Hiermee legaliseert de beëdigde vertaler echter niet de kopie!

Wilt u alle mogelijke obstakels voorkomen en ook de kopie laten waarmerken als zijnde een getrouwe kopie van in dit geval het diploma, dan kunt u vooraf met diploma en kopie naar bijvoorbeeld de afdeling Burgerzaken van uw gemeente of uw opleidingsinstantie gaan. Ook een notaris kan deze waarmerking verzorgen.

Daar kunt u de kopie laten verifiëren als zijnde een getrouwe kopie en krijgt u een legalisatie-stempel van de gemeente, opleidingsinstantie of bijvoorbeeld notaris op de kopie.

In dit geval wordt de gestempelde kopie het brondocument waarmee de beëdigde vertaler aan de slag gaat.

Ook een officieel (bron-)DOCUMENT op zich (dus in het geval het geen kopie, maar een origineel uitgegeven document betreft) kunt u laten legaliseren.
Zie hiervoor ook o.a. op de website van de Rijksoverheid de Lijst legalisatiedocumenten voor gebruik in het buitenland en de info van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Register beëdigde tolken en vertalers

De Raad voor de Rechtsbijstand, ressorterend onder het Ministerie van Veiligheid en Justitie, beheert een landelijk Register (Rbtv) met officieel geregistreerde tolken en vertalers.

Tolk en vertaler zijn vrije beroepen. Dat wil zeggen dat er geen wettelijke eisen voor gelden. De bij VVTNN aangesloten tolken en vertalers voldoen echter allemaal aan de strenge toelatingseisen van het NGTV.

In sommige gevallen moet een beëdigde tolk of beëdigde vertaler worden ingeschakeld. Hierbij kunt u denken aan een vertaling van een diploma of medische verklaring of aan een strafzitting bij de rechtbank. Het beroep van beëdigde tolk en beëdigde vertaler is wel beschermd, namelijk via de Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv). Hier kunt u meer over lezen op de website van Bureau WBTV van de Raad voor de Rechtsbijstand.

Beëdigde tolken en beëdigde vertalers staan ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv) als zij voldoende studiepunten halen volgens de richtlijnen voor Permanente Educatie van Bureau WBTV. Is dit niet het geval, dan kunnen zij onder bepaalde voorwaarden toch op de uitwijklijst van Bureau WBTV worden geplaatst.

Moet een apostille zelf weleens vertaald worden?
Vertaling andere taal – NL

Deze vraag hoort bij een vertaling van een in een andere taal opgesteld document naar het Nederlands toe.

Levert u bijvoorbeeld een in het Russisch opgesteld document aan, voorzien van buitenlandse stempels en wellicht  apostilles, dan dient de beëdigde vertaler alle tekstgedeelten (van de talen waarin hij is beëdigd) van het brondocument te vertalen naar het Nederlands, dus inclusief de apostilles en andere stempels.